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Workplaceのセーフティチェック(安否確認機能)を使ってみましょう!

この度、Workplaceにセーフティチェック機能が追加されました!

セールティチェックとは、いわゆる安否確認機能のこと。地震や火災といった災害時に従業員の安否状況を確認するための仕組みです。いままで、安否確認システムを単独で導入されてきた企業も多くあると思いますが、この度、Workplaceのプレミアムプランの標準機能として追加されました。

Workplaceならではの利点としては、従来の安否確認システムのようなメールでの一斉送信と回答のみならず、Workplace上での通知やWorkplace チャットで、ワンクリックで簡単に返答が可能なこと。

事前に簡単な管理者設定さえ終えれば、すぐに使い始めることができます。今回は、災害イベント(訓練)を想定して、実際のセーフティチェックの利用方法をお伝えします。

※2019年6月より、新しいWokplaceがユーザーに展開されています。
詳しくは、こちらをご確認ください。


【管理者】事前設定

Workplaceのセーフティチェックを利用するには、事前に、簡単な設定が必要です。


(1)セーフティチェックにアクセス

Workplaceの管理者アカウントにログインし、[管理者用パネル] ❶をクリック、[セーフティチェック] ❷にアクセスします。


初回アクセス時には、セーフティチェックの利用への同意画面が表示されるので、チェックの上、機能を有効化します。
(「セーフティチェックは自動メッセージ機能であり、災害支援の手順を代替するものではありません」といった旨の注意事項を確認、同意の上、チェックします。)


(2)セーフティオペレーターを追加

セーフティオペレーターとは、Workplaceの管理者以外で、災害イベントを作成したり、従業員の安否管理をするメンバーを指します。管理部や人事部、経営陣、各拠点長、各部長など、必要なメンバーを事前に追加しておきましょう。



※セーフティオペレーターとなるメンバーには、説明会等を実施し、十分な理解を促しましょう。


(3)支援要請のアラートメールの受信先を設定

安否確認の際、ユーザーが「支援が必要」だと返答した場合のアラートメールを受け取るメールアドレスを追加します。



※Workplaceの管理者と、セーフティオペレーターは、セーフティーチェックの管理画面にて支援要請を確認することができます。



【管理者】火災訓練を想定して、災害イベントを作成してみましょう

災害イベントを作成する

(1)セーフティチェックにアクセス

[管理者用パネル] ❶から、[セーフティチェック] ❷をクリック、[セーフティチェックにアクセス]❸に進みます。



(2)災害イベントを作成する

[+災害イベントを作成] ボタンをクリックし、イベントを作成します。



(3)災害イベントの種類を選択する

実際に発生している災害なのか、訓練なのかを選択し❶、[次へ] ❷をクリックします。



(4)災害イベントの情報を入力する

災害イベントのタイトル、災害の発生している場所、セーフティオペレーター、訓練である旨などの情報を記載し❶、[完了] ❷をクリックします。



(5)安否確認の対象となるメンバーを追加する



個別、CSVファイル、Workplaceグループ、勤務地のいずれかからメンバーが追加可能です。


(6)セーフティチェックを送信するメンバーを選択する

メンバーを確認しチェック❶をしたら、[セーフティチェックを送信] ❷をクリックします。



(7)セーフティチェックの送信方法を選択する

チャネルから、Workplaceのお知らせ、Workplace チャット、メールアドレス、すべてのチャネル、から安否確認を実施する方法を選択し❶、[セーフティチェックを送信]❷をクリックします。



安否を確認し、支援要請に対応する

(1)メンバーからの返答を、ステータスで確認



(2)支援要請が必要な場合

支援要請があったメンバーには、即座にWorkplace チャットにてメッセージを送信することができます。該当のメンバーの [チャット]❶をクリックし、メッセージを送信❷します。



(3)返答がない場合

返答がないメンバーに対し、安否確認を再送することも可能です。該当のメンバーをチェックし❶、[セーフティチェックを送信]❷をクリックします。



災害イベントを終了する

訓練を終えたら、[災害イベント終了]をクリックし、訓練を終了します。



【ユーザー】火災訓練を想定して、安否確認に返答しましょう

災害が発生すると、Workplaceのお知らせ、Workplace チャット、メール、いずれかもしくはすべてで、安否確認のメッセージが届きます。あなたの安否状況を、クリックで返答しましょう。




まとめ

いかがでしたか?セーフティチェックの機能の利用方法はとても簡単です。
日頃より、機能の利用手順の理解、セーフティオペレーターとの連携、ユーザーへの周知を徹底し、いざというときに備えましょう。