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Workplaceチャットを使ってみよう(応用編)

前回、Workplaceチャットを使ってみよう(基礎編)と題して、Workplaceチャットのはじめ方をご案内しました。すでにWorkplaceチャットを使いはじめていただけたでしょうか?

関連記事:Workplaceチャットを使ってみよう(基礎編)

Workplaceチャットを使いはじめてみると、通常のメッセージ送信の他に、さまざまなボタンや機能が用意されていることにお気付きの方も多いと思います。使ったことがないけど、どんな機能なんだろう?という疑問をお持ちの方へ、Workplaceチャットの応用編をお送りします。


かゆいところに手が届く?Workplaceチャットの便利機能

1:@(アットマーク)で、チャットを送りたい相手に通知を届ける

グループチャットでの会話だと、特定のメンバーに確実に確認してほしい(ただし他のメンバーにも一応目を通してほしい)メッセージを送る機会があると思います。ただし、いつも通りメッセージを送るだけでは、確実にその相手がチャットを確認してくれるかわかりませんし、どんどんメッセージが流れてしまうかもしれません。

そんな時は、メッセージの入力画面で、@(アットマーク)のあとにメンバーの名前を入力した上でメッセージを送信すると、相手に気づいてもらいやすくなります。



2:特定のメッセージに返信、リアクションする

メッセージのやりとりをしていると、複数のトピックが出てきたり、確認するのが遅れて会話に追いつけず、流れてしまうことがあります。「本当はこのメッセージに返信したかったけど、いまメッセージを送ったら混乱させてしまうかな...」そんな時は、返信ボタンを利用してみましょう。

返信したいメッセージの上にマウスを持っていくと、[返信ボタン] が表示されます。この [返信ボタン] をクリックした上でメッセージを送信すると、あなたがどのメッセージに対して返信をしたのかが明示し、会話の流れを崩さずにコミュニケーションがとることができます。


また、返信ボタンの隣にある [リアクション] ボタンをクリックすると、そのメッセージに対してリアクションを残すことができます。メッセージで返信するほどではないけれど、「確認しましたよ!」という意思表示ができると、コミュニケーションがスムーズになります。



3:ファイルを添付する

Workplaceチャットでは、ドキュメントや写真データを添付することができます。メッセージの入力欄に、[添付] と [写真] がありますが、どちらもクリックすると添付可能なファイルを選択できる画面が表示されますので、大きな違いはありません。


また、[カメラ] をクリックすると、その場で写真や動画を撮影し、そのままメッセージとともに送信することができます。特に動画など、一旦端末に保存すると容量を消費してしまいますので、端末にデータを残す必要がなく、その場ですぐにチャットへ送りたい場合には、この機能を利用すると便利です。モバイルであれば、展示会や現場の様子をその場で撮影し、即座にチームに共有する、といった活用もできるでしょう。



4:ステッカー、GIF、絵文字を使う

Workplaceでは、投稿の時に、ステッカー、GIF、絵文字などが挿入できますが、それはWorkplaceチャットでも同様です。


「仕事のやりとりに絵文字?」と、多くの日本人にとっては多少なり抵抗があるかもしれませんが、これから先、大きな労働力となっていくデジタルネイティブ、ミレニアル世代を考えたときに、実は重要視されている機能でもあります。

テクノロジーの発展、浸透により、プライベートですでに多様なテクノロジーに触れているミレニアル世代にとって、プライベートで利用しているものが仕事でもシームレスに利用できることは、当たり前のことになりつつあります。便利なテクノロジーがあるのに、仕事では制限があり利用できないとなると、効率やモチベーションにも直結してしまうのです。

また、今後増えてくるであろう外国人人材とのコミュニケーションの際にも、ミスコミュニケーションや不要な軋轢などを回避するためにも、有効と言えるでしょう。

それはときに、日本の伝統的なビジネス慣習と衝突することもあるかもしれません。しかし、時代が変われば、コミュニケーションの方法も変化します。ぜひ、このWorkplaceの導入を、新しいコミュニケーションにチャレンジする機会としてみていただければと思います。


5:音声メッセージを送る

移動中で手が話せないときや、テキストではニュアンスを伝えるのが難しい...という場面に遭遇した経験はありませんか?そんなときは、音声でメッセージを送ってみましょう。


メッセージ入力欄にあるマイクボタンをクリックすると、録音ボタンが表示されます。メッセージを録音して、停止ボタンをクリックすると、そのままメッセージが送信されます。(削除ができますが、録り直しはできませんので、もし間違って送ってしまった場合には、削除してから新しいメッセージを録音しましょう)

近年、個人向けのメッセージアプリで音声メッセージを活用する人も増えているとのこと。こちらも、新しいコミュニケーション方法と言えそうです。


6:アンケートを取る

グループなどの投稿で利用したことがある方もいらっしゃると思いますが、Workplaceチャットでもアンケートを作成することが可能です。グループで打ち合わせ日程を調整するときや、アイディアについて簡単なフィードバックが欲しいときなどに使ってみましょう。


メッセージ入力画面にある、[アンケートを作成] ボタンをクリックすると、質問内容と回答オプションの入力画面が表示されます。必要項目を入力して、[アンケートを作成] をクリックすると、アンケートがチャットに送信されます。

グループのメンバーは、[投票する] というボタンをクリックすることで、簡単に、任意の回答を選択することができます。



まとめ

いかがでしたでしょうか?Workplaceチャットは、実は単なるメッセージツールではありません。電話のように相手を邪魔しない非同期通信のツールでありながらも、返信やリアクション、音声メッセージ、ステッカーやGIFなどを利用することで、細かいニュアンスや感情を含めた、まるで対面で話をしているようなコミュニケーションを再現できるツールと言えます。

効率化が重視される昨今ですが、単純に情報を削ぎ落としたりするだけでなく、いままでのコミュニケーション方法を無理なく簡単にデジタル化することで、結果的に効率があがり、チームや会社全体のパフォーマンス向上に寄与してくれることでしょう。

気になる機能や、まだ使ったことのない機能があれば、ぜひこの機会にお試しください!