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Workplaceチャットを使ってみよう(基礎編)

Workplaceチャットは使っていますか?

社内のコミュニケーションをメールや電話から、社内SNSやビジネスチャットツールに代替する企業も増えてきました。Workplaceは、コミュニケーションプラットフォームとして、社内SNSの役割はもちろん、ビジネスチャットとして利用することができます。

そこで今回は、Workplaceチャットをはじめて利用いただく方に向けて、チャットのはじめ方をご案内します。

もしすでにチャットをご利用で、活用Tipsをお探しの方は、以下の記事もご参照ください。
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関連記事:知っておくと便利な Workplace チャット活用方法3つ


Workplaceチャットのはじめ方

Workplaceチャットには2通りのはじめ方があります。画面も少々異なりますので、お好みの方法を、適宜使い分けるといいでしょう。


1:ポップアップ画面でチャットする

Workplaceのホーム画面右上の [Workplaceチャット] ボタンをクリックし、任意のチャットをクリックすると、ポップアップ画面でチャットが確認できます。メインの画面を移動することなくチャットができることと、いくつかのチャットを同時に表示して確認できる(ブラウザのサイズによりますが、3つほど)ところが利点です。


2:チャット専用画面でチャットする

Workplaceのホーム画面左側メニューの [Workplaceチャット] をクリックすると、Workplaceチャット専用画面にページが遷移します。より大きな画面でチャットのやりとりを確認できるほか、チャット内のメンバーの確認、追加、削除等も、このページから行えます。

つねにWorkplaceチャットの専用画面を開いていたい場合には、Workplaceチャット専用画面と、Workplaceのホーム画面を別タブで開いておくのもいいでしょう。



チャットしてみましょう

それでは、さっそくチャットをしてみましょう。Workplaceチャットでは、1:1のやりとり、1:複数のやりとりが可能です。以後、1:1のチャットは個別チャット、複数名とのチャットは、グループチャットと呼びます。(以下では、Workplaceチャット専用画面にて説明していきます)


1:個別チャット

Workplaceのチャット画面を開いたら、画面左上部の [新規作成アイコン] をクリックし、宛先欄にチャットしたい相手の名前を入力します。名前を入力し始めると、同僚の名前が候補として表示されるので、クリックします。

メッセージ欄に送りたい内容を入力し、[送信] をクリックすれば完了です。(メッセージを入力後にEnterキーを押しても、メッセージを送信できます)

※メッセージ内で改行したい場合は、Shiftキーを押しながらEnterキーを押します。

以後、個別チャットを始めるときは、[新規作成アイコン] のすぐ下の [検索窓] から同僚の名前を検索し、チャットを開始できます。



2:グループチャット

Workplaceのチャット画面を開いたら、画面左上部の [新規作成アイコン] をクリックし、宛先欄にチャットしたい複数のメンバーの名前を入力します。名前を入力し始めると、同僚の名前が候補として表示されるので、クリックします。

メッセージ欄に送りたい内容を入力し、[送信] をクリックすれば完了です。(メッセージを入力後にEnterキーを押しても、メッセージを送信できます)

また、グループチャットは、チャット名を変更することが可能です。チャット名を変更しておくと、あとからグループチャットを探す時に便利です。

名前を変更したいグループチャットを開いた状態で、画面右上の [設定] から、[名前の変更] をクリックします。任意の名前を入力し、[完了] もしくは、Enterキーを押すと、グループ名が変更されます。


音声通話、ビデオ通話をしてみましょう

続いて、音声通話、ビデオ通話をしてみましょう。

音声通話、もしくはビデオ通話を開始したいチャット(チャットグループ)画面を開き、いすれかのアイコンをクリックします。
※通話を始めたあとでも、カメラのON/OFFは切り替え可能です。

新しいWindowが立ち上がるので、他の参加者が参加してくるのを待ちましょう。
画面下には、いくつかのボタンがあり、カメラやマイクのON/OFF、画面共有ができ、通話を終了するときには、受話器のアイコンをクリックします。

グループチャットで通話を開始した場合、画面下に、[メンバーを招待する] ボタンも表示されるため、あとからメンバーを追加することが可能です。


まとめ

今回は、Workplaceチャットのはじめ方を見てきました。とても簡単な操作で利用できることがわかっていただけたと思います。

しかし、いままで、社内コミュニケーションは電話やメールのみだったという方は、チャットの利用に戸惑いもあるかもしれません。

チャットは、電話のような同期通信ではなく、非同期通知だと言われることがあります。つまり、相手がいま電話に出られるかどうかといった相手側の状況の判断や負担を必要とせず、コミュニケーションを取ることができるツールです。また、メールのような型にはまった挨拶などを必要とせず、気軽にコミュニケーションが取れることも利点です。

慣れるまでは、少し時間が必要かもしれませんが、一度チャットでのコミュニケーションを知ってしまうと、電話やメールだけのコミュニケーションには戻るのが難しくなるでしょう。ぜひ、チャットを活用し、新しいコミュニケーションを体感してみてください。