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8つのハックで生産性を向上しよう

Workplaceの効率と生産性を向上させることについて話すことは、とても重要なことです。しかし、実際に、それを実行するにはどうしたらいいのでしょうか?今日ご紹介する8つのハックで、「先延ばし」をストップしましょう。

仕事で多くの時間を費やしても、必ずしも生産性の向上につながるわけではありません。それでは、「生産性向上」を実現するための答えとはどんなものなのでしょうか?より多くの業務を遂行するため、いくつかの方法をご提案します。


1.ノイズ(雑音)をカットする

いま取り掛かっている仕事に関係のない通知、メール、電話は、生産性を大きく低下させる可能性があります。しかし同時に、それらは他のスタッフの仕事を助けるという面においては重要なことでもあります。

そんなときは、テクノロジーが、この課題の解決に役立つでしょう。組織は、コミュニケーションツールを使用することで、従業員が自分に関連する業務に集中し、気を散らすのを防ぐのに役立てることができます。

たとえば、Workplaceのニュースフィードを使用すると、機械学習により、その人にとって重要なコンテンツが優先的に表示されるようになります。その機能を利用することで、不要で気を散らしてしまう情報は除外します。


2.柔軟性のない9時〜17時のルーティーンをやめる

組織においては、誰もが同じ時間感覚を持っているわけではありません。ある人は午前中に最も集中して業務に取り組め、ある人は午後により生産的になります。

これらの特徴を、ぜひあなたのアドバンテージとして利用してください。可能な限り柔軟な勤務スケジュールを作成し、一週間に一日だけでもスタッフがリモートで働けるようにしましょう。そうすれば、彼らの集中力が最も強くなっている時間帯に、余計な作業負荷を軽減することができます。


3.納期を設定する

人々に締め切りを与えることは、大きなモチベーションになる可能性があります。タスクやプロジェクトを完了するために特定の日時を設定して作業することで、スタッフがより集中して作業を完了することができます。

しかし、管理者がうまく納期管理ができない場合には、締め切りがスタッフのストレスを引き起こす可能性があることに留意する必要があります。現実的な納期を設定しましょう。


4.より良い技術に投資する

ある研究によれば、スピードの遅いテクノロジーは、スタッフの大事な1日という時間のうち40分を無駄にします。 [1] これはつまり、スタッフ1人当たり、年間4週間もの時間に相当します。

パフォーマンスの低いシステムが継続的にスタッフの業務を妨げていると、生産的になることはできません。生産性を向上させる最善の方法の1つは、ITツールを最新の状態に保つことです。高速なインターネット接続、十分なRAMを備えたコンピューター、そしてレスポンシブなコラボレーションツールを継続的に提供できるようにしましょう。

テクノロジーのリプレイスにはコストがかかりますが、業務の効率が大幅に向上するので、長期的な費用対効果は高くなるでしょう。


5.チームで働くスタッフを奨励する

より良いチームワークは生産性を高めるのに役立ちます。ときに、一人で作業することはモチベーションを下げかねないため、お互いにアイデアやフィードバックを共有できるようにすることが重要です。これはかなり単純な方程式です:成功したチームビルディング = 従業員の満足度が向上、従業員の満足度が向上 = 生産性が向上。

Workplace チャットのような職場にも馴染みやすいインスタントメッセージングプラットフォームを導入すれば、アウトプットを向上させることができます。スタッフは、メールを検索して時間を無駄にすることなく、お互いに有効なコミュニケーションをとることができます。

人々は、いいね!やGiFを使って簡単に意思表示をすることができます。また、チームはプロジェクトグループを使用して、チームメンバーをオンラインでつなげ、質問へのより迅速な回答を見つけることもできます。


6.従業員フレンドリーな職場環境を作る

人々は、居心地の悪い、不快な環境では働きたくありません。温度や湿度、照明、家具はすべて職場の効率に影響します。

新しいテクノロジーと先進的な職場空間のデザインは、従業員の効率的なアクションを育むために、ますます重要な要素となってきています。

ただし、まずは基本を固めることに取り組みましょう。オフィスは、最適な温度とされる約20度に保ちます。生産性に影響を及ぼす背中や首の疲れといった問題を避けるため、適切な機器、椅子、作業スペースを用意しましょう。


7.マクロ・マイクロマネージメントのバランスをとる

人々はマネージャーからのアドバイスが必要です。しかし、彼らはまた、上司からのアドバイスがもらえる段階を乗り越えていく必要もあります。

生産性を向上させる最善の方法の1つは、人々が自分の時間とリソースに責任を持つことができるようにすることです。

そうすれば、彼らはより多くを自分でコントロールできていることを実感し、よりリラックスしてより良い仕事を生み出すことができます。まずはスタッフが自ら意思決定を下すことができるよう、彼らを信頼することから始めましょう。つまり、エンパワーしていきましょう。


8.よりスマートな会議を模索する

ミーティングは、アイデアを共有し、チームに情報をアップデートするために不可欠ですが、時間をかけすぎると負担になってしまうことがあります。あなたが共有しようとしている情報は本当に必要ですか?もしくは、会議が形骸化した習慣になってしまっていませんか?

テクノロジーは、チームがより生産性の高いミーティングをすることに役立ちます。Botと自動化は、プロジェクトチームの朝の混乱を和らげてくれるでしょう。また、プロジェクトや公開グループへの参加は、多くの場合、通常の対面式の会議よりもはるかによい時間の使い方を可能にします。


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これら8つすべてハックを組み合わせることで、生産性を高め、より多くの業務を遂行することができるでしょう。