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ツールが違うからコミュニケーションが難しい?もうその心配はいりません。

何らかのプロジェクトにおいて、パートナー会社やサプライヤーと協力することがあると思います。しかし、企業間で業務を進める際、プロジェクトを円滑に実行出来るようにするにはどうすればよいでしょうか?そんなときは、統合可能なコラボレーションツールが役に立つでしょう。


文化や仕事の役割、就労形態の違いは、異なる企業や複数のチームと仕事をするときに、課題となることがあります。

さらに、コラボレーションツール、情報共有ツール、ドキュメントストレージシステム同士が連携していない場合、複数の企業チームがタスクをスムーズに実行する上で、やはり障害となります。

プロジェクトのメンバーが別の組織と働いているとき、そのプロジェクトをやり遂げるためだけに馴染みのない多数のアプリケーションを学んだり、習得しようとすることは、もはや難しいですし無駄が多いですよね。その代わりに、私生活で使うツールと同様に、スムーズで簡単なコミュニケーションツールを職場でも利用できることを期待している人は多いものです。

だからこそ、コラボレーションツールを選択する際には、他のエンタープライズアプリケーションとシームレスに連携するツールを見つけることが、非常に重要なのです。


モバイルエクスペリエンス

従業員が自社のさまざまな拠点にちらばっていたり、自宅から仕事をしたり、移動中にも仕事をしていたりする場合、情報はひとつの場所に集約され、どこにいてもいつでも、アクセスできることが必要です。よって、モバイルファーストであることは、コラボレーションツールを選択するときにまず抑えるべき重要なポイントです。


効果的なコミュニケーションとコラボレーション

Workplaceにおいて企業間グループを使用することで、チームは知識を共有し、外部チームやパートナー、サプライヤー、および顧客と、セキュリティの担保された空間でプロジェクトに取り組むことができます。また、グループに所属するユーザーと共有するユーザーのアクセスレベルを選択することで、ユーザーはアクセスできる情報を制御することもできます。


コラボレーションを助けるドキュメントの保存、共有、アクセス方法

効率的なチームのワークフローを実現するには、複数のシステムにログインしなくても、ドキュメントに簡単にアクセスできることが必要です。

企業間グループには、簡単な文書共有とスレッド化されたコメント機能が付いているため、参加しているすべての社員が、常に最新の状態にアクセスできます。

Workplaceでは、企業間グループのメンバーが文書を共同編集することも可能です。チームグループを設定し、Box、Dropbox、Microsoft OneDriveなどのストレージツールからフォルダへのリンクを添付すれば、同僚と簡単に共有することができます。

これにより、個々にドキュメントのフィードバックを求めるよりも、迅速かつ効率的、さらにはリアルタイムにコメントを残したり、編集をすることができます。


気軽なディスカッションとコラボレーション

質問に対する答えを待たなければならなかったり、同じ答えを繰り返すことは、時間の浪費と言えます。Workplaceと他のビジネスツールを連携することで、チームの生産性は向上します。

たとえば、アプリケーションであるJira Cloudとの連携により、グループのメンバーはWorkplace上でJiraのタスクを共有してディスカッションすることができます。Workplaceグループ内で、タスクの解決に関するコメントを読んだり、回答したりすることができるのです。これにより、毎回ツール間の切り替えをする必要がなくなり、業務の時間を短縮することができます。


考察とフィードバックを最大限に活用する

メンバーからのフィードバックは、企業間プロジェクトからの学びを最大限に活用することに役立ちます。たとえば、WorkplaceとオンラインアンケートツールであるSurvey Monkeyとの統合により、考察の結果を収集し、簡単に組織全体に共有することができます。


プロセスの簡略化

休暇の取得といったような日常的な事柄に関する情報へのアクセスは、関心を集めることではないかもしれませんが、チームにとって重要なことです。適切なツールは、これらの日常的ではありつつも重要であるプロセスを、合理化するのに役立ちます。Workplaceは、人事管理や給与計算ソフトウェアと統合ができ、従業員が必要とする情報を簡単に見つける手助けにもなります。


組織とチームの役割を理解する

他の組織、場合によっては同じ組織ではあるけれど違うセクションにチームを編成するときなども、組織外の人間にとっては、どんな業務にあたっている組織なのかが把握できない存在になってしまいがちです。そんなときは、Workplaceで組織図を使用すると、チームメンバーは誰が、どんな役割を持っているのかを即座に把握できるでしょう。

そうすることで、チーム間でのコラボレーションの課題を克服する能力を、チームに提供することができるのです。