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自動化すべき・すべきでないタスクとは?

仕事において、どのようなタスクに自動化ツールを使い、どのようなタスクを人間が担うのがいいのでしょうか?今回の記事では、いくつかのオプションを検討します。

従業員は、繰り返しの管理作業に多大な時間を費やすために、企業は毎年5兆ドルもの驚異的な生産性を浪費している(英文)と言われます。

そしてそれは、社員のモチベーションにも影響を与えているようです。英国では、職場の非効率さを理由に、29%の従業員が離職した(英文)と言われています。

あなたのチームが退屈で反復的な作業(英文)に時間を浪費しているのであれば、負荷を軽くする良いタイミングかもしれません。自動化ツールは、作業プロセスを合理化し、ロボットが管理できないようなより創造的な業務にスタッフが集中できるようにします。

ここでは、「自動化できる(すべき)タスク」についていくつかの提案をご紹介します。


会議のスケジューリング

対面で、かつ多数のメンバーでの会議スケジュールを調整しようとすると考えただけでも、頭痛がしてきますよね...。

予定調整を自動化することで、ミーティングルームを予約したり、予定を変更することも容易になり、参加者は変更があったらすぐに通知を受け取ることができます。会議のリマインダを設定することもできるので、もう参加者は「忘れていました...」という言い訳もできなくなってしまいます。


データのバックアップ

あなたのデータは貴重な資産ですから、パソコンがクラッシュしたり、ウイルスに感染することで、大切なデータを失いたくはありませんよね。でも、手動でバックアップしようとしたら、数時間もかかってしまいます。

それならば、クラウド内のデータを自動的にバックアップして、社内で何らかの問題が発生しても常に最新のファイルにアクセスできるようにしましょう。

Workplaceでは、DropboxやOneDriveなどのファイル共有プラットフォームとの連携により、データのバックアップを自動化することができます。

また、モバイルファーストのプラットフォームとして、外出先でもドキュメントにアクセスし、コラボレーションすることができます。


請求書と経費精算

電卓や紙での作業は終わりにしましょう。もし領収書と請求書が机の上に空高く積まれているのであれば、テクノロジーの助けを借りるべき絶好のタイミングです。

請求書の支払い、請求書の管理、領収書と経費の管理など、日々の財務処理の多くを自動化することができます。


ソーシャルメディアマーケティング

現代のビジネスにとっては、ソーシャルメディアにおいて一定の存在感を持つことが必要不可欠といえます。

しかし、顧客やフォロワーを増やすために魅力的な記事を作成するのは、とても時間のかかるプロセスです。その全てではありませんが、ソーシャルメディアへの投稿の一部を自動化することだけでも、他の作業により時間を費やすことが可能になります。

事前に投稿のスケジュールを設定したり、他のコンテンツを共有したり、インターネット上で自社について話している相手を確認したりすることで、マーケティングのターゲットを特定することができます。



次に「自動化すべきではないタスク」について見てみましょう。

注意しておくべきこととして自動化は、すべてのビジネスプロセスにとって適切な訳ではありません。人間の方が得意なタスクもあるからです。
例えば、次のようなものが当てはまります。


複雑な顧客事例

ボットやAI、セルフサービスソフトウェアは、顧客サービスの未来を築いていくのでしょう。迅速で効率的で24時間利用可能で、頻繁に繰り返される単純な質問に効果的に対応します。

しかし、より複雑な質問や苦情を解決するには、やはり人間が対応することが必要です。これがなければ、やはり企業の評判は損なわれてしまうことでしょう。


創造性とイノベーション

創造的でアイデアベースの仕事は、人間の手に委ねるのが一番です。これは、ウェブコンテンツをデザインしたり、ブレーンストーミングしたり、より効果的なトレーニング方法を開発するような仕事も該当します。

オートメーションプラットフォームは、人間のような「常識にとらわれない」思考能力はまだありませんが、イノベーションに必要なツール(英文)によって人々をエンパワーすることができます。


品質管理

自動化はプロダクトの製造とテストのスピードアップに役立ちますが、最終製品の品質を保証するためには、依然として人間の役割が必要です。

人工知能は、人間と同じようにユーザーエクスペリエンスを十分に理解することはできないからです。