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生産性チェック!その会議、本当に必要ですか?

会議は時間を圧迫するものです。 実際のところ、ディレクターやマネージャーは毎週平均2.5時間を非生産的な会議に費やしていると言われています。 つまり彼らはみんなの時間の無駄使いしているということでしょうか? 会議が企業の生産性に与える影響と、それを有効化する方法を見ていきましょう。

会議は、コラボレーション、アイデアの共有、チームへのアップデート、ディスカッションのために不可欠なものです。 しかし、部屋の中で参加者を分別なく一緒くたにグループ化してしまうと、さまざまな混乱や不便さを引き起こす可能性があります。 通常、会議を開催するのは意味があり良いことですが、企業の生産性をより向上させるのではなくむしろ、損なってしまうことも多々あります。

本当に会議が必要なのかどうか、また会議以外にどんな選択肢が考えられるのかを確認するために、いくつかの質問を用意しました。


あなたが会議で得たいものは何ですか?

アイデアを共有したり、プロジェクト上で何かを決定したり、行動計画を考えたいのでしょうか?会議を行うあなたの本当の目的は何でしょうか?
目的を確実にクリアにできたら、それをデジタル(オンライン)で実現できる可能性があるかどうか検討してみましょう。

グループのビデオチャットを使用すれば国内国外問わず、物理的に距離の離れている同僚も参加することができます。 また、グループチャットは会社全体の生産性を損なうことなく、意思決定を行うのに役立ちます。

デジタルミーティングは、いま何が話されているのかを把握するのにも便利です。プラットフォーム上で、人々が一生懸命にメモを取らずとも、あとから参照可能なディスカッションの記録を残すことができます。
ただすべてをデジタル(オンライン)で賄うことがベストではありません。センシティブな問題について話すときには、対面式の会議をお勧めします。


どんなときに会議は必要ですか?

みんなが参加できるよう会議の時間を調整することは、しばしば困難を極めます。いざ取り掛かろうとしている際にもクライアントからの呼び出しがあったり、シフトの終了時間が迫っていたり、(あまり重要ではない)電話が入ってしまったり、、。

できるだけ多くの人が会議に参加できるように、必ず事前に計画を立てておきましょう。 また、社員が進行中のプロジェクトで使用していたり、チームがディスカッションをしていたりする、入退出が自由に出来る Workplace のようなデジタルツールの代替手段も検討しておきましょう。


他の会議方法はありませんか?

コミュニケーションプラットフォームやアプリにアクセスすることで、人々は世界中のあらゆる場所やオフィスと連携することができます。同時に、チームの効果を向上させるのにも役立ちます。

まずは、対面での会議を設定する前に、次のことを考慮してみてください。会議を実施しなかったとして、何かが損なわれますか?チームメンバーは他のプラットフォームを使用してこのプロジェクト、アイデア、決定やプロセスについて議論することは可能ですか?

人々が自分の仕事を混乱させることなく(そして、チームの実効性を悪化させることなく)デジタルメディア上で議論ができるのであれば、すでにそれが答えと言えるのではないでしょうか。きっと対面での会議は必要ありません。