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グループを使いこなそう!3つのプライバシー設定とおすすめケース

部署やプロジェクト単位のコミュニケーションには、Workplace のグループが最適です。実はこのグループ、3つのプライバシー設定が選択できます。今回の記事では、それぞれのプライバシー設定には、どのような違いがあり、どのようなケースに向いているのかをご紹介します。


グループの3つのプライバシー設定

Workplace のグループは、新規のグループを作成する際に「公開」「非公開」「秘密」3つのプライバシー設定が選択可能です。それぞれ、グループの参加可否や投稿内容閲覧など、情報の共有範囲が異なるため、グループの用途により最適なものを選択しましょう。

それぞれの詳細は以下の表で確認いただけます。

① 誰が参加できますか?

公開
社内のメンバーなら誰でも参加、追加してもらう、招待してもらうことができます
非公開
社内のメンバーなら誰でも参加のリクエストを送ったり、追加してもらう、招待してもらうことができます
秘密

グループのメンバーから招待を受けた人のみ参加できます


② 誰がグループが存在することを確認できますか?
公開
社内のメンバー誰でも
非公開

社内のメンバー誰でも

秘密
現在のメンバーと以前のメンバー


③ 誰がグループのメンバーを確認できますか?
公開
社内のメンバー誰でも
非公開

社内のメンバー誰でも

秘密
現在のメンバーのみ


④ 誰がグループの概要を確認できますか?
公開
社内のメンバー誰でも
非公開

社内のメンバー誰でも

秘密
現在のメンバーのみ


⑤ 誰がグループのタグを確認できますか?
公開
社内のメンバー誰でも
非公開

社内のメンバー誰でも

秘密
現在のメンバーのみ


⑥ 誰がグループへの投稿を確認できますか?
公開
社内のメンバー誰でも
非公開
現在のメンバーのみ
秘密
現在のメンバーのみ


⑦ 誰がグループを検索できますか?
公開
社内のメンバー誰でも
非公開
社内のメンバー誰でも
秘密
現在のメンバーと以前のメンバー


⑧ 誰がグループのイベントを確認できますか?
公開
社内のメンバー誰でも
非公開
現在のメンバーのみ
秘密
現在のメンバーのみ


⑨ 誰が、検索や自分のタイムフィードでグループの投稿を確認できますか?
公開
社内のメンバー誰でも
非公開
現在のメンバーのみ
秘密
現在のメンバーのみ


おすすめのプライバシー設定

「公開」「非公開」「秘密」の3つのプライバシー設定は、それぞれどんなケースに有効なのでしょうか。おすすめのケースをご紹介します。


「公開 」:全社アナウンス用グループ、サークルや社内プロジェクト

「公開」の場合、グループへの参加が自由(承認などが不要)、かつグループ内の投稿もすべて、全社員に公開されます。よって、全社向けに企業トップのメッセージを配信するときなどに向いています。また、グループの存在と投稿がグループ外の人も確認できるため、社内サークルや働き方改革推進といったプロジェクトなど、すべての人が参加する必要はないまでも、オープンな取り組みを実現したいときにも良いでしょう。


「非公開」: 部署や顧客向けプロジェクトチーム 

「非公開」では、グループの存在自体は全社員が確認できますが、参加は、自身でリクエストするか、グループのメンバーに追加、招待してもらう必要があります。また、グループ内の投稿を確認できるのも、メンバーのみです。
よって、部署ごとのやりとりや、◯◯社プロジェクトなど、投稿内容まではあくまでメンバー間での共有に留めておきながらも、グループ外のメンバーがノウハウが共有できそうなプロジェクトグループを探し、グループのメンバーを確認の上、適任者に問い合わせるといったことが可能です。


「秘密」:機密情報を取り扱うプロジェクト、重要顧客向けプロジェクト

「秘密」の場合は、投稿内容やメンバー情報はもちろん、グループの存在もメンバー以外には確認できません。よって、社内でも公表していない新規プロジェクトや、人事情報、重要顧客情報などを取り扱う場合などに利用可能です。


プライバシー設定をマスターして、グループを使いこなそう!

今回は、Workplace のグループの、3つのプライバシー設定についてご説明しました。それぞれの設定についてしっかり理解することで、グループをより有効に、そしてセキュアにご利用いただけます。Wokplace のグループで、よりよいコミュニケーションを実現しましょう。